امتیاز کاربران
مکاتبات اداري يکي از پــر حجم ترين و در بعضي از مواقع مشکل تـرين فعاليت هاي يک سازمان مي باشد، عدم وجود يک سيستم مناسب مکاتبات اداري باعث اتلاف زمان، صرف انرژي بيشتر، افزايش هزينه ها و در نتيجه غيربهره ور شدن سازمان مربوطه مي گردد که در مقابل آن وجود يک سيستم متناسب و سريع اداري مي تواند حجم عمده اي از ابهامات موجود در زمينه مکاتبات داخل سازمان را کاهش داده و در يک دوره زماني باعث صرفه جويي زمان و تسريع در انجام امور اداري گردد که با توجه به حجم زياد مکاتبات ، تعدد و پراکندگي واحدها، تنها يک سيستم مکانيزه با حذف يا حداقل نمودن گردش دستي اسناد کاغذي ، سبب گردش صحيح مکاتبات اداري و جلوگيري از مفقود شدن نامه ها در شرکتها و سازمانها خواهد شد.
امروزه مديريت بر گردش کار و مکاتبات اداري و همچنين مديريت زمان در سازمان ها و مؤسسات اقتصادي به کلي متحول شده و ديگر استفاده از روش هاي کند و مشکل ساز اداري غيرمکانيزه (بوروکراسي) قابل قبول نمي باشد.
استفاده از سيستم اداري همکاران پردازش رایورز جهت انجام امور اداري و چرخه مکاتبات و طبقه بندي آنها، بستر مناسبي براي سرعت بخشيدن به انجام امور اداري در بخش دبيرخانه و نظارت بر گردش کار در سازمان مربوطه مي باشد به شکلي که تمام اعمال اداري همانند ورود نامه، ثبت نامه، ارجاعات، رونوشت ها و حتي بازبيني نامه ها توسط سيستم ثبت و کنترل مي گردد.
اتوماسيون اداري، بهترين ابزار براي رسيدن به راهکارهاي مفيد در جهت صرفه جويي زمان و استفاده بهينه از وقت در سازمان مي باشد. راه حل هاي مکانيزه به گردش مکاتبات سازمان سرعت بخشيده و همچنين مديريت بر گردش کارها را بيشتر ميسر مي سازد. در اين فرايند، حذف مکاتبات کاغذي، صرفه جويي و استفاده بهينه از زمان، عملي گردد. در اين زمينه مي توان گرايش هاي ويژه اي فراهم آورد که کارائي بهينه افراد و نيز گلوگاههاي مکاتباتي و چگونگي کارکرد کارکنان براي مديريت روشن گردد.
اين نرم افزار در تمامي سيستم هاي اداري از قبيل ادارات دولتي، شرکت هاي خصوصي، دانشگاهها، کارخانجات، مراکز درماني، خدماتي، تجارتي و.... قابل استفاده مي باشد. شايان ذکر است که نرم افزار مورد اشاره مبتني بر معماري چند لايه با استفاده از زبان برنامه نويسي Microsoft C#.Net و پايگاه داده 2008 Microsoft SQL Server
مزاياي پياده سازي سيستم اتوماسيون :
· افزايش سرعت و دقت در پاسخگويي به مراجعان
· بي نيازي به مراجعه حضوري براي ارايه نامه و پيگيري ها
· کنترل مديريتي بهتر در بخش هاي مختلف سازماني
· سازمان دهي و بهينه سازي گردش مکاتبات و فرآيندها
· به حداقل رساندن مکاتبات کاغذي در داخل و خارج از سازمان
· امکان اتوماتيک سازي عمليات جهت تسهيل عمليات اداري
· دسترسي سريع به مکاتبات بايگاني شده
· ايجاد بستر مناسب براي استقرار ساير سيستم هاي يکپارچه
· اعمال کنترل هاي ايمني منطبق با ساختار سازماني
نمونه هايي از قابليت هاي ويژه سيستم اتوماسيون اداري :
1. امکان مکاتبات الکترونيک و قابليت ارجاع اتوماتيک بين کاربران سيستم
2. امکان تعريف پرسنل و اشخاص و نيز ثبت عکس پرسنل و امضاء براي آنها
3. ايجاد چارت سازماني و امکان معرفي پست ها سازماني و زير سيستم هاي آن
4. تعيين محدوده دسترسي براي هر يک از کاربران بنا به سياست سازمان
5. امکان پيگيري کليه مکاتبات اداري
6. نمايش گردش نامه و مشخص نمودن آخرين وضعيت نامه
7. امکان ايجاد کارتابل براي هر يک از اعضاء
8. امکان ذخيره سازي نامه در پرونده هاي مربوطه
9. تعريف رده بندي امنيتي نامه مانند عادي، محرمانه، سري و...
10. امکان ارسال و دريافت پيام در سطح سازماني و الصاق پيوست هاي چند رسانه اي
11. سررسيد براي هر کاربر و امکان يادآوري يادداشت ها
12. امکان جستجوي پيشرفته بر اساس هر يک از فيلدهاي اطلاعاتي
13. معرفي جانشين براي هر يک از پست هاي سازماني
14. ايجاد دعوت به جلسه در سطح بخشي از سازمان و نيز صورت جلسات به صورت نامه
15. تابلو اعلانات براي کليه پرسنل
16. دفتر تلفن شخصي يادداشت براي هر کاربر
17. امکان اخذ گزارشات و فراخواني آن
18. امکان ايجاد فضاي ورود نامه وارده، صادره و داخلي
19. امکان تعيين رونوشت براي نامه
20. امکان تعريف گروه هاي سازماني
21. امکان پاراف نامه
22. امکان تعريف الگوي نامه براي هر يک از انواع نامه (داخلي، عمومي، صادره و وارده )
23. امکان تعريف فرمول شماره انديکاتور به صورت دلخواه براي هرنوع نامه و يا بخش هاي مختلف سازمان
24. بايگاني الکترونيکي (طبقه بندي نامه ها و مراسلات ارجاع شده به قسمت بايگاني در پرونده ها)
25. ثبت تصوير (اسکن نامه)
26. چرخش نامه بين واحدهاي مختلف سازماني جهت بررسي
27. امکان استفاده از قلم نوري به منظور هامش در نامه هاي وارده
28. تعريف ساختار سازماني و پست ها، گروه بندي پرونده هاي عمومي و بايگاني
29. امکان تعريف انواع دبيرخانه، بايگاني، کارتابل و انواع ارجاعات با دسترسي هاي متفاوت
30. تعريف تقويم کاري و مناسبت هاي مختلف
31. تعريف سطح دسترسي و امنيت سيستم بر اساس مسئوليت و پست سازماني
32. صندوق پيام ها براي مشاهده پيام هاي دريافتي
33. ايجاد و مشاهده کارتابل نامه، پيگيري نامه ها و نامه هاي ارسال نشده
34. تعريف انواع اولويت مکاتباتي (عادي، فوري، خيلي فوري و...)
35. مشاهده درختواره گردش نامه و آخرين وضعيت آن با توجه به دسترسي هاي مجاز (tracing)
36. ثبت و کنترل اقدامات انجام شده بر روي نامه
37. ثبت تاريخ و ساعت عمليات انجام شده بر روي نامه (ارجاع، مشاهده، اقدام و...)
38. تعريف جانشين براي سمت هاي سازماني
39. به گردش انداختن نامه هاي بايگاني شده
40. وجود ميز کار براي هر کاربر
41. امکان استفاده از برنامه Microsoft Word براي تايپ نامه و بزرگ و کوچک کردن نامه ها
42. امکان تعریف پرونده های مختلف در کارتابل
43. قابل اجرا بر روی کلیه سرورها و ویندوز ها
44. اجرای سیستم در محیطی کاربر پسند با امکان تغییر پیش زمینه
45. راهنمای فارسی آموزش سیستم
46. امکان چاپ با کلیه چاپگرهای موجود در بازار
47. طراحی شده با معماری چند لایه جهت قدرت اجرایی برنامه
48. امکان چاپ آدرس گیرنده و فرستنده بر روی لیبل های پشت برچسب دار
49. امکان چاپ آدرس گیرنده بر روی پاکت نامه
50. سرویس و پشتیبانی آنلاین توسط دفتر مرکزی یا نمایندگان
 |  |  |  |